Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

ivato GmbH
Peterssteinweg 14, 04107 Leipzig, Deutschland
Telefon: +49 (0) 341 900 3993
E-Mail: d.schneider@ivato.at

Weitere Angaben im Impressum.

UnifiedReplyAI ist eine von der ivato GmbH betriebene Plattform, über die Unternehmen (im Folgenden „Geschäftskunden") einen KI-gestützten Assistenten für die Kommunikation mit ihren eigenen Endkunden einsetzen, u. a. über WhatsApp (WhatsApp Business Cloud API von Meta), Webchat und Telegram. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten dabei verarbeitet werden — sowohl von Endkunden, die mit dem Assistenten kommunizieren, als auch von Personen, die die Plattform selbst nutzen (Dashboard-Nutzer der Geschäftskunden).

Für Kontoverwaltung, Abrechnung und den technischen Betrieb der Plattform ist die ivato GmbH Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

Für Nachrichteninhalte und Kundendaten, die im Rahmen der Kommunikation zwischen einem Endkunden und einem Geschäftskunden über den Assistenten verarbeitet werden, handelt die ivato GmbH in der Regel im Auftrag des jeweiligen Geschäftskunden (Art. 28 DSGVO) — der Geschäftskunde entscheidet über Zweck und Mittel dieser Kommunikation und bleibt insoweit selbst Verantwortlicher gegenüber seinen Endkunden. Für Rückfragen zu einer konkreten Unterhaltung wenden Sie sich bitte zunächst an das Unternehmen, mit dem Sie tatsächlich kommuniziert haben.

• Kommunikationsdaten von Endkunden: Telefonnummer bzw. Kontaktkennung des jeweiligen Kanals (z. B. WhatsApp-ID, Telegram-ID), Nachrichteninhalte, Zeitpunkt der Nachrichten, daraus abgeleitete Kundenprofile (z. B. erkannte Interessen, Gesprächsverlauf-Zusammenfassungen).
• Konto- und Nutzungsdaten von Dashboard-Nutzern: Name, E-Mail-Adresse, Anmeldezeitpunkte, Rolle innerhalb des Kundenkontos.
• Technische Daten: IP-Adresse bei Anmeldung, Zeitstempel, Protokolldaten zur Fehleranalyse und Missbrauchsprävention.

• Durchführung der Kommunikation zwischen Endkunde und Geschäftskunde sowie Erstellung KI-generierter Antwortvorschläge — Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO (Vertragserfüllung mit dem Geschäftskunden bzw. dessen berechtigtes Interesse, auf Anfragen zu antworten).
• Bereitstellung, Sicherheit und Weiterentwicklung der Plattform — Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
• Abrechnung gegenüber Geschäftskunden — Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO (handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten).

Zur Erbringung des Dienstes setzen wir folgende Dienstleister ein:

• Meta Platforms Ireland Ltd. — Übermittlung und Zustellung von Nachrichten über die WhatsApp Business Cloud API, sofern der Geschäftskunde den WhatsApp-Kanal nutzt.
• KI-Sprachmodell-Anbieter (u. a. OpenRouter / OpenAI): zur Erstellung der KI-generierten Antwortvorschläge werden Nachrichteninhalte an diese Anbieter übermittelt. Eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit diesen Anbietern befindet sich in Vorbereitung; ein Datentransfer in Länder außerhalb der EU/des EWR (insbesondere die USA) ist dabei nicht ausgeschlossen.
• Hosting- und Infrastruktur-Dienstleister zum Betrieb der Plattform.

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen bzw. werden Verträge nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Soweit personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden (insbesondere an KI-Sprachmodell- Anbieter mit Sitz oder Servern in den USA), erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO, soweit vom jeweiligen Anbieter bereitgestellt (z. B. EU-Standardvertragsklauseln).

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorschreiben. Für neue Geschäftskunden mit Sitz in der EU gelten dabei intern konfigurierte Regel-Aufbewahrungsfristen von in der Regel bis zu 24 Monaten für Unterhaltungsverläufe und bis zu 12 Monaten für Kundenprofile ohne neue Aktivität; abrechnungsrelevante Daten werden entsprechend handelsrechtlicher Fristen länger aufbewahrt. Die konkreten Fristen können je nach Vereinbarung mit dem jeweiligen Geschäftskunden abweichen.

Der Dashboard-Bereich der Plattform verwendet ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie zur Anmeldung sowie ein Cookie zur Speicherung der gewählten Sprache. Beide Cookies sind für den Betrieb der Plattform erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir setzen keine Tracking- oder Marketing-Cookies ein.

Ihnen stehen als betroffene Person nach der DSGVO folgende Rechte zu: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21). Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere bei der Sächsischen Datenschutz- und Transparenzbeauftragten (siehe Impressum).

Eine Anleitung zur Beantragung einer Löschung Ihrer Daten finden Sie unter Datenlöschung.

Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter d.schneider@ivato.at.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der Datenverarbeitung dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.